Hochzeitsplanerin Katja von Herzgold Hochzeiten im Interview

…oder warum es sich wirklich lohnt, einen Wedding Planner für Deine Hochzeit zu engagieren.

Endlich ist es da! das neue Jahr 2021! Und mit ihm beginnen ganz traditionell die Hochzeitsplanungen für die diesjährigen Bräute. Doch eine Sache ist anders. Und nein, ich spreche hier nicht von Corona und der weltweiten Pandemie. Davon möchte ich im Zusammenhang mit Hochzeiten einfach nichts mehr hören.

Ich rede von der Tatsache, dass im Jahr 2021 so viele Hochzeiten wie noch nie stattfinden werden. Also vorausgesetzt wir dürfen alle wieder im Sommer feiern. Denn all die verschobenen Feiern aus 2020 finden aller Voraussicht nach in diesem Jahr statt. Man könnte fast davon sprechen, dass zwei Jahrgänge zeitgleich feiern.

Grund genug für mich, die eigene Hochzeitsplanung in die Hände einer erfahrenen Hochzeitsplanerin zu legen. Doch was genau ist eigentlich die Aufgabe einer Wedding Plannerin und worin kann sie Euch unterstützen? Katja von Herzgold Hochzeiten hat mir ganz viel von ihrer Arbeit erzählt und auch ein wenig aus dem Nähkästchen geplaudert.

Wo beginnt deine Arbeit als Hochzeitsplanerin?

Meine Arbeit beginnt grundsätzlich ganz individuell da, wo meine Brautpaare sie benötigen. Ganz egal an welchem Punkt der Planung sie sich befinden, können sie sich jederzeit bei mir melden und ich helfe und unterstütze dann da, wo meine Hilfe verlangt/benötigt wird.

Ob

• als Coach für Brautpaare die Ihre Hochzeit komplett selbst planen möchten
• als Locationscout bei der Suche nach der perfekten Hochzeitslocation
• bei der Erstellung eines Hochzeits- oder Dekokonzepts (weil auch Dekoration und Floristik bekommt man von mir)
• bei der Planung der kompletten Hochzeit oder auch nur bestimmte Teilbereiche (wie z. B. die Vermittlung von Dienstleistern)
• als Zeremonienmeister am Tag der Hochzeit.

Das ist jedes Mal so individuell wie das Brautpaar selbst.

Erstellst Du jedem Paar ein individuelles Angebot?

Ja! Jedes Paar bekommt von mir ein individuelles Angebot ganz auf seine Wünsche und Vorstellungen abgestimmt. Je nachdem in welchem Umfang als Hochzeitsplanerin ich für sie tätig werden darf. Dabei ist das Gesamtbudget aber nicht relevant! Meine Angebotspreise sind immer pauschal. Ganz unabhängig vom Budget des Paars und das hat einen ganz bestimmten Grund:

Viele Hochzeitsplaner berechnen Ihr Honorar prozentual vom Budget des Brautpaares, welches im Vorfeld nach Erfahrungswerten und Vorgaben des Paares in einem Budgetplan ermittelt wird (meist zwischen 10-20% vom Gesamtbudget).

Während der Planung kann es jedoch vorkommen (wenn sich z. B. die Wünsche des Braupaars ändern), dass dieses – im Vorfeld geschätzte Budget – überschritten wird und somit auch das Honorar des Hochzeitsplaners steigt.

Das könnte beim Brautpaar den Eindruck vermitteln, man würde z. B. einen bestimmten Dienstleister nur deshalb empfehlen, weil er besonders teuer ist um das Gesamtbudget nach oben zu treiben. Und das möchte ich unbedingt vermeiden.

Ich möchte, dass meine Brautpaare stets das Gefühl haben, bei mir in guten Händen zu sein und mir bei der Empfehlung von bestimmten Dienstleistern voll und ganz vertrauen.

Als ich 2018 selbst meine eigene Hochzeit geplant habe, war mir die Preistransparenz der Dienstleister enorm wichtig. Ich wollte einfach wissen womit wir finanziell rechnen müssen um am Ende keine „bösen“ Überraschungen zu erleben.

Erstellst Du ein Hochzeitskonzept und wenn ja warum?

Nicht nur für meine Styled Shoots, sondern auch für jede Hochzeit die ich planen darf, erstelle ich – gemeinsam mit dem Brautpaar – ein Hochzeitskonzept inkl. Moodboard (siehe unten). Ein solches Moodboard hilft zum einen dem Brautpaar, um eine grobe Vorstellung davon zu bekommen worauf sie sich freuen können aber auch mir und den anderen Dienstleistern hilft es dabei, zu sehen in welche Richtung das Konzept gehen soll.

Mithilfe des Moodboards kann ich z. B. Fotografen suchen deren Stil dem Moodboard entspricht, damit auch die Fotos zum gewünschten Stil des Brautpaars passen.

Ich persönlich finde den bekannten „roten Faden“ im Hochzeitskonzept super wichtig. Das fängt bei den Save the Date oder den Einladungskarten an und zieht sich eigentlich durch alles durch: Outfits, Styling, Dekoration, Floristik, Hochzeitstorte usw. Mit einem Moodboard behält man das einfach immer im Auge.

Auf wie viele Locationvorschläge dürfen sich deine Brautpaare freuen?

Wenn ich ein Brautpaar bei der Suche nach der perfekten Location unterstützen darf, gibt es – wie bei allen Paketen – vorab ein unverbindliches und kostenloses Kennenlerngespräch bei dem schon erste Wünsche und Vorstellungen besprochen werden.

Im Anschluss daran bekommt das Paar mein Angebot und nach Vertragsabschluss mache ich mich dann auf die Suche nach passenden Locations.

Im ersten Durchlauf erhalten meine Paare 3 Locationvorschläge aufgrund der zuvor besprochenen Vorgaben. Hier ist in der Regel auch etwas dabei (da ich ja darauf achte, dass alle wichtigen Punkte erfüllt werden).

Sollte das jedoch nicht der Fall sein begebe ich mich erneut auf die Suche und mache meinem Brautpaar dann erneut 3 Vorschläge.

Sollte auch dann nichts dabei sein, verlange ich für jede weitere Runde eine Aufwandspauschale. Bisher kam das aber noch kein einziges Mal vor. ⠀⠀⠀⠀

Wie legst Du das benötigte Budget für die gewünschte Traumhochzeit fest?

Zunächst einmal bespreche ich mit dem Paar die Eckdaten wie z. B.:

• wann wird geheiratet (Hauptsaison / Jahreszeit / Wochentag usw.)
• mit wie vielen Gästen soll gefeiert werden usw.
• Art der Trauung
• usw.

Und dann natürlich auch die Wünsche des Paares und welche Dienstleister die beiden möchten

• Welcher Stil gefällt und wie üppig die Deko sein darf/soll?
• Welche Dienstleister möchtet ihr? (Fotograf/Videograf/Freie Traurednerin/DJ/Fotobox usw.)
• Soll der Fotograf eine 12-Stunden-Ganztagsreportage machen oder vielleicht nur die Trauung und das Brautpaarshooting begleiten?
• Welches Essen soll serviert werden und wie (Buffet oder Menü)?

Und dann klären wir noch, wie wichtig die einzelnen Punkte für die beiden sind. Denn auch das ist Aufgabe einer Hochzeitsplanerin.

Nicht jedem ist z. B. die Papeterie super wichtig und hier lässt sich in dem Fall super viel Geld sparen, wenn man z. B. die Save the Date Karten digital verschickt und die Einladungen als DIY Projekt selbst bastelt.

Meinem Mann und mir war z. B. eine Hochzeitstorte absolut nicht wichtig, weshalb wir vom Hotel in dem wir gefeiert haben „nur“ eine Eistorte haben machen lassen die nichts extra gekostet hat. Eine entsprechende Hochzeitstorte hätte mehrere hunderte Euro gekostet.

Auf Grundlage dieser Kriterien und meinen Erfahrungswerten was die Preise angeht erstelle ich dann gemeinsam mit dem Brautpaar den Budgetplan. Dieser wird auch während der gesamten Planungszeit „überwacht“ und entsprechend angepasst.

Wie findet die Dienstleisterauswahl statt?

Mit der Zeit – auch während meiner zahlreichen Styled Shoots – durfte ich als Hochzeitsplanerin super viele und wahnsinnig tolle Dienstleister kennenlernen und habe mir so über die Zeit ein tolles Netzwerk an zuverlässigen, professionellen Dienstleistern aufgebaut. Mit ganz unterschiedlichen Schwerpunkten und Preisen.

Je nach Wünschen und Budget der Paare mache ich dann – wie bei der Locationsuche auch – mehrere Vorschläge pro Gewerk und spreche ggfs. Empfehlungen für die Dienstleister aus, die meiner Meinung nach am besten zum Paar passen. Die endgültige Entscheidung liegt jedoch – wie bei allen anderen Punkten der Hochzeitsplanung – immer beim Brautpaar selbst.

Begleitest du Brautpaare am Tag der Hochzeit? Wie kann ich mir das genau vorstellen? Erstellst du einen Ablaufplan?

Auf Wunsch begleite ich meine Brautpaare am Tag der Hochzeit nicht nur als Hochzeitsplanerinm sondern auch als sogenannter Zeremonienmeister. Nicht nur Brautpaare deren gesamte Hochzeit ich geplant habe, sondern auch Brautpaare die Ihre Hochzeit schon komplett geplant haben können mich als Zeremonienmeister buchen. Hier gibt es zuerst eine grobe Vorbesprechung bei der ein vorläufiger Ablaufplan erstellt wird.

Kurz vor der Hochzeit gibt es dann nochmal ein Detailgespräch bei dem alle Einzelheiten besprochen werden und mir die Paare eine Liste aller gebuchten Dienstleister (mit Ansprechpartner, Telefonnummer usw.) übergeben. Gemeinsam erstellen wir dann einen detaillierten Ablaufplan für den Hochzeitstag.

Meine Aufgabe beginnt dann schon vor dem eigentlichen Hochzeitstag in dem ich alle Absprachen nochmal mit den Dienstleistern durchgehe und mit jedem Dienstleister den Ablaufplan bespreche.

Am Hochzeitstag selbst bin ich dann – in der Regel noch vor dem ersten Dienstleister – vor Ort und sorge dafür, dass alles wie geplant abläuft. Vor der Trauung koordiniere ich die Dienstleister (wenn z. B. die Torte geliefert oder die Fotobox aufgebaut wird), helfe evtl. beim Aufbau, verteile noch Gastgeschenke oder Namenskärtchen und bin eigentlich den ganzen Tag über „das Mädchen für alles“ und sorge dafür das der Ablaufplan eingehalten wird. ⠀⠀⠀⠀

Das geht natürlich nicht immer auf die Sekunde genau, aber darum geht’s auch nicht. Der Ablaufplan soll nur eine grobe Richtung geben an der sich alle orientieren können. Und ich bin dafür da, dass das Brautpaar und alle Gäste entspannen und den Tag in vollen Zügen genießen können ohne von der Hektik und dem Stress im Hintergrund etwas mitzubekommen.

Vor der Trauung switche ich eigentlich immer zwischen Braut, Bräutigam und Dienstleistern hin und her, empfange mit dem Bräutigam zusammen dann die Gäste, sorge dafür, dass alle etwas zu trinken bekommen oder an ganz heißen Tagen evtl. einen Fächer. Dabei bin ich eigentlich immer in Kontakt mit der Braut (oder ihrer Trauzeugin) um zu checken, wann sie soweit ist und bringe dann alle Gäste zu Ihren Plätzen, damit die Trauung beginnen kann. Wenn dann der Bräutigam und die Gäste soweit sind, schaue ich nach meiner Braut und gebe das „go“, dass sie sich bereitmachen kann.

Und dann geht’s auch schon los. Hier heißt es für mich kurz „durchschnaufen“ und die ersten Minuten der Trauung im Hintergrund zu genießen.

Und das ist für mich der schönste Moment des ganzen Tages. Wenn die Braut, so wunderschön zurechtgemacht – meist mit Ihrem Papa im Arm – den Gang entlang zu Ihrem Bräutigam schreitet. Und bei den vielen wunderschönen Emotionen in diesem Moment verdrücke auch ich jedes Mal die ein oder andere Träne. ⠀⠀⠀⠀

Die ersten Minuten der Trauung schaue ich mir dann immer gerne noch mit an bevor es dann für mich zurück zu den Dienstleistern geht für letzte Absprachen und Vorbereitungen wie z. B. schonmal den Sekt für den Empfang auszuschenken.

Sobald die Trauung dann vorbei ist und das Brautpaar mit den Gästen zum Sektempfang kommt, nehme ich mein Brautpaar natürlich erstmal in dem Arm und beglückwünsche Sie. Während der meist monatelangen Hochzeitsplanung wachsen mir meine Paare einfach wahnsinnig ans Herz und werden eigentlich schon zu Freunden. Daher freue mich einfach jedes Mal so wahnsinnig zu sehen, dass alles so läuft wie die beiden es sich gewünscht haben und wie überglücklich die beiden sind.

Ja, eigentlich sorge ich ab jetzt dafür dass alle den Ablaufplan im Auge behalten, ggfs. fülle ich (falls vorhanden) die Candy / Salty Bar auf und bin einfach Ansprechpartnerin für Dienstleister, Brautpaar und natürlich auch die Gäste.

Meistens werde ich Vorab über geplante Gastbeiträge oder Reden informiert damit ich diese entsprechend über den Abend verteilt einplanen kann, aber es kommt auch hin und wieder vor, dass die Oma oder der Onkel doch spontan eine kleine Rede halten wollen und dann auf mich oder die Trauzeugen zukommt und auch das versuche ich dann noch unterzukriegen.

Hier bespreche ich im Voraus mit meinem Brautpaar ob es etwas gibt, dass die beiden überhaupt nicht möchten (wie z. B. irgendwelche peinlichen Spiele). Und wenn dann jemand genau so etwas machen möchte, bin ich auch so frei und versuche dann auf eine nette und höfliche Weise zu sagen, dass das Brautpaar das nicht möchte. Meistens haben die Gäste hierfür dann auch Verständnis und akzeptieren die Entscheidung des Brautpaars.

Während des Essens ziehe ich mich meistens zurück (bin aber immer in Hör- und Reichweite). Das ist aber auch ganz unterschiedlich. Manche Brautpaare setzen mich zum Essen zur Hochzeitsgesellschaft (meist an den „Freunde“-Tisch). Für mich ist es aber auch absolut in Ordnung ein kleines Päuschen auf der Terrasse zu machen und dort mit den anderen Dienstleistern (Fotografin, DJ usw.) zu Essen.

Nach dem Essen kommen in der Regel vielleicht noch der ein oder andere Gastbeitrag, der Anschnitt der Torte und der Eröffnungstanz und damit ist mein Arbeitstag dann meistens auch zu Ende. ⠀⠀⠀⠀

Nach einem so einem Hochzeitstag bin ich zwar super kaputt, aber einfach auch super glücklich. Vor allem wenn alles genau so war wie sich das Brautpaar es gewünscht hat und sich die monatelange Planung einfach gelohnt hat.

Am meisten Freut es mich dann, wenn sich das Brautpaar nach der Hochzeit nochmal bei mir meldet, mir vielleicht sogar ein paar Bilder vom Fotografen schickt und wir auch danach in Kontakt bleiben.

Lama Jewel Tone Drama – Katja in Aktion

Ein sehr außergewöhnliches Hochzeitskonzept von Katja findest Du auch hier auf dem Blog. Gemeinsam mit vielen anderen professionellen Hochzeitsdienstleistern hat Katja ein Style Shoot mit echten Lamas, farbenfroher Dekoration, einer extravaganten Hochzeitstorte und echten Paletten als Picknick Chill Out Area auf die Beine gestellt:

Lama Jewel Tone Drama: Bohemian DIY Gartenhochzeit im Ulmer Umland

Triff Katja

Möchtest auch Du Dich von Katja begleiten lassen oder Dir erst einmal ein unverbindliches Angebot einholen? Dann schreib ihr am besten sofort: Herzgold Hochzeiten

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Sponsored Post // Dieser Artikel ist in freundlicher Zusammenarbeit mit Herzgold Hochzeiten entstanden.